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Che cos'è l'ISMN

Chi ha bisogno di un ISMN

Come ottenere un ISMN

L'Agenzia ISMN per l'area di lingua italiana

Norme per la numerazione delle edizioni musicali

FAQ - Domande frequenti

Istruzioni per il passaggio all'ISMN a 13 cifre

Introduzione

Sin dalla sua nascita nel 1993, l'International Standard Music Number (ISMN) serve come sistema di identificazione per l'industria e il commercio delle edizioni musicali. Un ISMN accompagna un'opera a partire dalla sua produzione attraverso tutti i passaggi della filiera editoriale e distributiva.

Il sistema ISMN è un elemento chiave dei sistemi di ordinazione e inventario di editori, librai, grossisti, biblioteche e altre organizzazioni. È la base per la raccolta dei dati sulle edizioni musicali nuove o di prossima pubblicazione per i cataloghi e i repertori usati dal mercato. L'uso dell'ISMN facilita l'industria editoriale nella gestione dei diritti e nel controllo dei dati di vendita.

La revisione dello standard ISO, che verrà pubblicato all'inizio del 2008, rappresenta il primo cambiamento nella struttura dell'ISMN dalla sua nascita. Per agevolare lo svolgimento tranquillo e ininterrotto delle operazioni della filiera che usa questo standard, tutti i partecipanti al mercato delle edizioni musicali dovranno assicurarsi che i loro sistemi siano in grado di recepire (leggere, interpretare e utilizzare correttamente) la nuova struttura numerica senza problemi quando questa diventerà effettiva all'inizio del 2008. Ogni sistema che usa l'ISMN, non importa se utilizzato solo per comunicazione e usi interni o esterni, dovrà essere rivisto e aggiornato, così come la stampa (o la visualizzazione nel caso di edizioni digitali) dei numeri sulle pubblicazioni e sulle documentazioni a corredo o collegate.

Queste istruzioni non hanno la pretesa di risolvere ogni possibile problema che possa sorgere. Molti dei casi che verranno presi in considerazione potranno essere risolti solo discutendone con gli utenti, tra partner commerciali e produttori di sistemi software. Queste istruzioni sono state pensate per aiutare chi dovrà affrontare i cambiamenti a capire che cosa è necessario raggiungere entro il 2008 e per dare una guida generale su come affrontare problemi particolari e identificare ulteriori fonti di informazioni (si veda oltre il paragrafo Link utili).

Struttura numerica

Il nuovo ISMN sarà di 13 cifre: il prefisso di 4 cifre 979-0- che identifica l'industria delle edizioni musicali, seguito dal numero significativo di 8 cifre (composto a sua volta da un prefisso variabile da 3 a 7 cifre che identifica l'editore e da un numero da 1 a 6 cifre che identifica l'edizione musicale) e dalla cifra di controllo (check digit) che valida l'integrità dell'intero codice. Per trasformare l'ISMN attuale da 10 a 13 cifre è sufficiente sostituire l'iniziale lettera M- con 979-0-, il numero che ne risulterà sarà identico al codice EAN-13 delle edizioni musicali che già appare codificato nel codice a barre sul retro delle pubblicazioni.

È fondamentale che tutti i componenti della filiera industriale siano pronti a lavorare con gli ISMN a 13 cifre dall'inizio del 2008, visto che tutte le pubblicazioni successive al 1 gennaio 2008 dovranno avere un ISMN a 13 cifre.

Conversione retrospettiva

Gli editori dovranno ricalcolare tutti i loro ISMN e modificare i loro sistemi gestionali in modo da poter correttamente utilizzare la nuova numerazione. Questa operazione riguarderà tutti i titoli in commercio, probabilmente tutti o la maggior parte dei fuori catalogo per i quali possono essere ricevuti ordini o altre richieste, e tutti gli ISMN ottenuti e non ancora assegnati già forniti dall'Agenzia ISMN per l'area di lingua italiana.

Non è necessario che gli editori rietichettino le loro giacenze con i codici a barre degli ISMN a 13 cifre perché il codice a barre rimarrà lo stesso e l'EAN-13 delle edizioni musicali stampato sotto il codice a barre sarà identico all'ISMN a 13 cifre (benché senza trattini).

Chi vende dovrà essere in grado di trattare automaticamente gli ISMN a 13 cifre per gli ordini, le fatture e tutte le altre funzioni dal 1 gennaio 2008. Molti dei sistemi dei rivenditori/librai saranno già in grado di trattare i numeri di prodotto a 13 cifre utilizzati dal sistema EAN; la possibilità di leggere ed elaborare una struttura numerica identica per le edizioni musicali e per il resto della merce senza il rischio di ambiguità sarà un considerevole vantaggio.

Sistemi di controllo manuale delle giacenze o di altro genere potrebbero richiedere conversioni dagli attuali ISMN a 10 caratteri ai nuovi ISMN a 13 cifre.

Biblioteche e sistemi bibliotecari

Le biblioteche e i software di gestione per biblioteche dovranno mantenere ed essere in grado di gestire sia l'attuale ISMN a 10 caratteri, sia il nuovo ISMN a 13 cifre.

Non è necessario riconvertire retrospettivamente gli ISMN delle opere registrate dalla biblioteca nei suoi record bibliografici, ma il formato dei record dovrà essere in grado di gestire sia quello a 13 cifre che quello a 10 caratteri il più presto possibile. Quando un ordine di acquisto si basa su un record che contiene solo l'ISMN a 10 caratteri, nel record riguardante la transazione di acquisto l'ISMN dovrà essere convertito nel suo formato a 13 cifre.

I collegamenti che rinviano alle edizioni musicali utilizzando l'ISMN a 10 caratteri continueranno a essere usati dagli utenti di biblioteca indefinitamente. Gli utenti dovranno poter trovare le informazioni bibliografiche nei cataloghi delle biblioteche cercando indistintamente ISMN-10 o ISMN-13, a prescindere dal formato dell'ISMN sul record bibliografico. Questo comporterà dei cambiamenti nei software di indicizzazione e nelle interfacce di ricerca.

Le biblioteche che forniscono agli utenti e al personale la possibilità di effettuare ricerche in altri cataloghi di biblioteche attraverso una singola interfaccia dovranno prendere in considerazione l'impatto dei cambiamenti necessari all'adozione degli ISMN-13 da parte delle biblioteche collegate.

I sistemi che uniscono e deduplicano risultati di ricerche di ISMN in fonti diverse dovranno tener conto dei record che riportano lo stesso ISMN in formati diversi. Viceversa, biblioteche i cui cataloghi sono accessibili a ricerche da sistemi client remoti dovranno anch'esse prendere in considerazione l'impatto dei loro cambiamenti su quei cataloghi.

Le biblioteche dovranno tener conto degli effetti del cambiamento sui collegamenti a e da molteplici contenuti e servizi basati sugli ISMN, sia nei propri sistemi che in sistemi remoti. Questi possono includere arricchimenti di cataloghi come immagini di copertine, indici, sommari e recensioni, così come librerie online, sistemi di reading list, link server, il portale istituzionale o aziendale, il Virtual Learning Environment e l'accesso al full text delle pubblicazioni elettroniche.

All'interno dei moduli di amministrazione dei software di gestione delle biblioteche potrebbe essere necessario apportare variazioni alla lunghezza dei campi, alle routine di validazione e ai formati di visualizzazione a video o a stampa. Il prestito interbibliotecario può dipendere dall'ISMN per individuare l'oggetto richiesto. Può esserci del software che utilizza l'ISMN per confrontare e deduplicare i record bibliografici importati con procedure interattive o batch.

A partire da gennaio 2008 i sistemi bibliotecari dovranno lavorare con gli ISMN-13 per tutti gli aspetti riguardanti l'acquisto di pubblicazioni, inclusa qualsiasi transazione con librai/rivenditori.

I bibliotecari e i loro fornitori di sistemi dovranno coordinarsi con i fornitori delle edizioni musicali e con le relative organizzazioni di mercato per stabilire accordi transitori il prima possibile. I formati standard EDI come l'EDIFACT gestiscono sia gli ISMN (cioè 10 caratteri) che gli EAN, così entrambi gli elementi possono essere scambiati per un periodo transitorio. È importante sottolineare che queste considerazioni si applicano non solo alle edizioni musicali a stampa, ma anche ai prodotti digitali e a tutti gli altri materiali identificati da un ISMN.

Anche se le codifiche a barre proprietarie dei numeri di collocazione delle edizioni musicali (cioè delle singole copie) non cambieranno, i lettori di codici a barre utilizzati per inserire dati o per effettuare ricerche di ISMN a partire dal codice a barre EAN, che attualmente estraggono ISMN a 10 caratteri, dovranno essere riprogrammati.

Scadenze per l'uso dell'ISMN-13

È probabile che ci sarà un periodo di transizione abbastanza lungo dopo il 1 gennaio 2008, data di adozione dell'ISMN a 13 cifre. La velocità con la quale l'industria si muoverà dipenderà dalle esigenze dei singoli partner commerciali. Ma alla fine del 2008, al più tardi, la transizione all'ISMN a 13 cifre dovrà essere completata in tutto il mondo.

Il codice a barre sul retro della copertina delle edizioni musicali rimarrà invariato, a eccezione del fatto che il numero leggibile dovrà essere cambiato per i titoli pubblicati a partire dal 1 gennaio 2008 nelle 13 cifre precedute dalle lettere "ISMN", lasciando i trattini per una maggiore chiarezza e leggibilità. Editori e stampatori che utilizzano un software proprietario per creare i codici a barre devono assicurarsi che venga adattato ai nuovi requisiti e dovranno controllare che i fornitori di pellicole o dati elettronici per i codici a barre abbiano correttamente compreso questa necessità.

Responsabilità dei cambiamenti

Si raccomanda alle organizzazioni di rivedere e aggiornare tutti i sistemi esistenti - manuali ed elettronici - al più presto possibile, di definire un piano d'azione e allocare le risorse necessarie. Si consiglia di nominare una persona di alto livello in ogni organizzazione per supervisionare le transizioni necessarie in tutte le aree di interesse. Queste riguarderanno in primo luogo i sistemi informativi, ma avranno impatto sui processi editoriali, di vendita e di marketing, sui dipartimenti di grafica e produzione così come sulle funzioni relative ai diritti d'autore o alla contabilità nelle case editrici.

Una lista possibile - ma non esaustiva - dei sistemi che potrebbero essere coinvolti all'interno di un'organizzazione editoriale sono:

  • assegnazione dell'ISMN
  • informazioni sul prodotto
  • gestione editoriale
  • sistemi di produzione
  • sistemi di fornitura di e-book
  • evasione dell'ordine/gestione del magazzino
  • contabilità
  • diritti e contratti
  • sistemi per la gestione dei diritti e dei diritti d'autore

I librai dovranno rivedere e aggiornare, tra le aree possibili:

  • sistemi di ordinazione
  • controllo delle giacenze
  • sistemi del punto vendita
  • contabilità

Le biblioteche dovranno rivedere e aggiornare:

  • sistemi di acquisizione, inclusi i messaggi di transazioni tra partner commerciali
  • sistemi di catalogazione e altri sistemi di inserimento di dati bibliografici
  • sistemi di prestito interbibliotecario
  • routine di importazione di record bibliografici
  • lettori di codici a barre
  • cataloghi locali
  • portali informativi/sistemi di metaricerca
  • interoperabilità con fonti di informazioni remote e client
  • sistemi di collegamento a e da servizi e contenuti remoti
  • altre funzioni e sistemi relativi agli ISMN

Comunicazione con i partner commerciali

Decisioni chiare e comunicazione convincente di tempi e metodi di adozione sono cruciali per un passaggio senza problemi al nuovo standard. Tutte le organizzazioni sono invitate - in quanto parte dei processi di revisione e aggiornamento interni - a condividere i propri piani di adozione e le scadenze con tutti i partner commerciali e ad assicurarsi che questi stiano a loro volta prendendo misure simili per l'adozione dello standard.

FAQ - Domande frequenti

Cosa succede agli ISMN che sono già stati ottenuti da un editore ma non sono ancora stati assegnati a nessun prodotto?

L'editore deve continuare a usarli finché non li ha terminati ma deve convertire il formato numerico al nuovo standard ISMN a 13 cifre con prefisso 979 e sostituire la lettera iniziale M- con 0- (zero).

Esempio:

ISMN M-039-24680-7

sarà convertito in:

ISMN 979-0-039-24680-7

I nuovi ISMN dovranno essere assegnati anche a prodotti che sono già stati pubblicati?

No. Gli ISMN esistenti dovranno essere convertiti dal formato a 10 caratteri a quello a 13 cifre (con prefisso 979) nel corso del 2008. Questa regola si applica a qualunque titolo per il quale potrebbero avvenire transazioni e deve quindi includere anche i titoli fuori catalogo, oltre a tutti quelli ancora in catalogo.

Opere con codice a barre: gli ISMN e il codice a barre di questi prodotti non hanno bisogno di essere cambiati finché la pubblicazione non verrà ristampata, in quanto il codice a barre rappresenta l'EAN-13 che è identico al nuovo ISMN a 13 cifre.

Gli editori possono riutilizzare gli ISMN-10 su una nuova pubblicazione aggiungendo il prefisso 979?

No. L'aggiunta del prefisso 979 a un ISMN già utilizzato non produce un nuovo ISMN e per tale ragione non deve essere assegnato a una nuova pubblicazione.

Alla fine del 2008 sarò in grado di comunicare con i miei partner commerciali utilizzando l'ISMN a 10 caratteri?

Entro la fine del 2008 l'ISMN sarà un numero a 13 cifre e tutti i sistemi automatizzati dovranno essere in grado di utilizzarlo in quel formato. Alcuni sistemi commerciali potrebbero non supportare gli ISMN-10 dopo quella data. Nel periodo di transizione, tuttavia, possono essere fatti accordi tra partner commerciali per utilizzare entrambi i formati.

Gli editori dovranno utilizzare il nuovo ISMN a 13 cifre o potranno continuare a usare l'ISMN a 10 caratteri?

Gli editori dovranno cambiare tutti i loro sistemi in modo da utilizzare l'ISMN-13 entro la fine del 2008. È essenziale che i sistemi vengano aggiornati e adattati per quella data per consentire che le comunicazioni con i partner commerciali possano effettuarsi senza interruzioni.

Se la nostra azienda ha ancora molti ISMN-10, perché deve riformattarli nella forma a 13 cifre?

Lo standard internazionale ISMN sta cambiando. Il sistema ISMN guida tutte le transazioni commerciali industriali a livello internazionale e quindi anche l'assegnazione dell'ISMN è organizzata secondo una logica internazionale.

Gli ISMN-10 e gli ISMN-13 dovranno essere stampati entrambi su ogni pubblicazione?

Per i prodotti pubblicati nel 2008 e successivamente, dovrà essere stampato solo l'ISMN-13. Comunque per titoli con codici a barre pubblicati a partire dal 1 gennaio 2008, gli editori dovranno stampare l'ISMN a 13 cifre in formato leggibile sopra il codice a barre sul retro delle loro pubblicazioni, mantenendo cioè la corretta struttura con i trattini.

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